ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Las instituciones públicas en su mayoría están más preocupadas por el trabajo, que por los resultados obtenidos y el servicio al usuario. Esta es una causa que no permite a las instituciones públicas de nuestro país alcanzar la efectividad en sus tareas, como tampoco alcanzar altos niveles de eficiencia. El hacer correctamente el trabajo muchas veces no alcanza para llegar a los resultados, el trabajo debe dejar de ser un fin en sí mismo, para pasar a ser un medio para obtener resultados.

Muchas veces hemos expresado la implementación en lo que concierne al área informática de una Administración Tecnológica Orientada Mediante Objetivos, pero como nace la Administración por Objetivos?.

La Administración por Objetivos (APO) o también conocida como Administración por Resultados surge en el año 1954, cuando Peter Drucker, considerado padre de la Administración por Objetivos, publicó un libro en el cual la caracterizó por primera vez.

La Administración por Objetivos surgió como método de evaluación y control sobre el desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido, se descentraliza las decisiones y la fijación de objetivos para cada área clave, cada cual escoge como alcanzar los resultados.

La Administración por Objetivos es una técnica de dirección de esfuerzos a través de la planificación y el control administrativo, basada en que para alcanzar los resultados antes la institución debe definir en que negocio está actuando y a donde quiere llegar. Se definen los objetivos generales y particulares, definiendo las áreas de responsabilidad.

En una Administración por Objetivos las autoridades y los subordinados definen en conjunto sus metas comunes y especifican las áreas principales de responsabilidad de cada posición, en función de los resultados esperados.

La Administración por Objetivos tiene las siguientes características:

1. Establecimiento conjunto de objetivos entre las dependencias y las autoridades.
2. Establecimiento de objetivos para cada dependencia
3. Interrelación de los objetivos entre dependencias
4. Elaboración de planes tácticos y de planes operacionales con énfasis en la medición
y el control;
5. Continua evaluación, revisión y reciclaje de los planes;
6. Participación activa de las autoridades

Se deben definir objetivos cuantificables y con tiempos predeterminados.
En todos esos planes la Administración por Objetivos hace énfasis en la cuantificación, la medición y el control. Se hace necesario medir los resultados alcanzados y compararlos con los resultados planeados. Si un objetivo no puede medirse, sus resultados no pueden conocerse. De la misma manera, si un objetivo no puede ser controlado, al alcanzarlo no se podrá evaluarlo. La medida y el control son los dos factores que causan mayores dificultades en la implantación de la APO, pues si no se puede medir el resultado es mejor olvidar el asunto.

Los resultados de la ejecución de los planes se evalúan y comparan continuamente con los objetivos fijados; en función de los resultados obtenidos, se procede a revisar y a reajustar los planes o a modificar los objetivos establecidos


Los objetivos proporcionan a la organización una directriz precisa orientada hacia una finalidad común; invitan al trabajo en equipo y pueden utilizarse para eliminar las tendencias egocéntricas de grupos existentes en la organización; sirven de base segura para verificar el valor de las metas y de los planes y ayudan a evitar errores debidos a omisiones. Aumentan las posibilidades de previsión del futuro. Una organización debe dirigir su destino, en vez de someterse a las fatalidades o al azar.
Muchas veces los recursos son escasos o están mal situados. Los objetivos ayudan a orientar y a prever su distribución con criterio. La administración por objetivos implica una técnica sistemática de gerencia. Se hace mucho énfasis en la planeación y en el control. En este sistema de fijación de objetivos se presentan características estructurales y comportamentales

Dentro de las características estructurales las autoridades fijan los objetivos a mediano y largo plazo, los objetivos y metas se expresan como resultados finales y no como tareas o actividades.

En las características comportamentales se hace énfasis en el compromiso de los subordinados, en relación con las metas, estos preparan sus propias metas y se hacen responsables por ellas, haciéndose énfasis en el auto análisis del desempeño, en el auto control, en relación con los resultados obtenidos frente a las metas preestablecidas.

Para un mejor alcance de los objetivos es importante que exista en la institución lo que se llama sinergismo, el cual es el efecto multiplicador que se produce al combinar los recursos, ya que los recursos utilizados conjugadamente producen un efecto mayor que cuando se les suma.

Los objetivos dentro de la institución deben ser graduados, según un orden de importancia, relevancia o prioridad.

En este tiempo de cambio en nuestro país, principalmente a partir de un nuevo gobierno, es el momento de dotar a las instituciones públicas de una remozada forma de administrarse, adoptando la Administración por Objetivos, la que exigirá más a los funcionarios en sus tareas, y provocará un mejor servicio a los usuarios, objetivo principal de toda institución del estado.

LA ADMINISTRACIÓN TECNOLÓGICA Como Agente de Cambio

Toda institución ya sea pública o privada necesita tener su sector informático como una verdadera herramienta tecnológica al servicio de las demás dependencias que forman parte de la organización, pero por sobre todas las cosas se debe tener una administración de esos recursos que diseñe los proyectos, los haga realidad y evalúe cada etapa alcanzada, estando en un continuo reciclaje de ideas y actualizando los conocimientos debido al constante crecer de esta disciplina.

La administración tecnológica abarca muchos aspectos, tanto en el campo operativo como también en el administrativo y las tareas concernientes a una dependencia informática van más allá del cumplimiento con lo estrictamente formal referente al tema técnico, aunque este también se debe administrar.

La propia tarea técnica tiene sus etapas, marchas y contramarchas, y a esto debemos agregarle lo que propiamente atañe a la administración. Un proyecto tecnológico no puede estar ajeno a las tareas administrativas, en ningún caso, de lo contrario no lograría alcanzar sus objetivos debidamente.

Para una óptima administración se deben trazar objetivos; y estos podemos definirlos en dos; los generales y los particulares.

Los objetivos particulares son aquellos que a través de su realización nos permiten alcanzar los objetivos generales; estos a su vez hacen que la administración tecnológica vaya concretando las diferentes etapas definidas y planificadas; pero también durante el transcurso de toda administración se suscitan imprevistos que obligan a que tracemos objetivos alternativos, estos pueden ayudar a concretar tanto objetivos generales, como particulares.

Esto nos demuestra que una administración tecnológica debe ser flexible y adaptarse a las circunstancias imperantes. Estos diversos objetivos son los que van produciendo una reacción en cadena dentro de cada proyecto en una administración.

Otro punto importante en una administración tecnológica es lo referente a ideas, no olvidemos que hablamos de supervisión de tecnología y por lo tanto existen infinidades de soluciones para los problemas o circunstancias que se presentan, pero todo esto si no es gerenciado por ideas concretas, prácticas y renovadoras, caemos en un desaprovechamiento de las herramientas que poseemos.

La informática en sí es una constante evolución, no solamente si nos referimos a lo que en equipos se trata, también en las aplicaciones, pues se tienen diversos lenguajes de programación, diferentes arquitecturas, variadas soluciones para el usuario, todo esto debe conjugarse para lograr dar una buena respuesta a una necesidad puntual. Es aquí donde deben amalgamarse las ideas y los objetivos, requiriendo una perfecta planificación para no desaprovechar esfuerzos y no desperdiciar el tiempo que sin duda es invalorable. Si desempeñamos una buena administración tecnológica no estaremos realizando esfuerzos en vano ni tampoco malgastando el tiempo.

La Administración Tecnológica no debe ser estática, por lo tanto debe ser dinámica y preventiva; debe contagiar una sinergia importante a la institución, incentivar la investigación de nuevas tecnologías, como así también sustituir el “aprender de por vida” por el “aprender toda la vida”. Saber además que la información siempre ha sido un activo importante y debe regir sus actos encaminándose hacia una sociedad de la información, optimizando el desarrollo tecnológico.

El área tecnológica debe implementar una gran cantidad de soluciones especializadas a las necesidades institucionales, buscando con ello su satisfacción de la manera más eficiente, eficaz y económica posible, en pos siempre de un mejor servicio al usuario.

Es bueno resaltar que de esta sociedad de la información en la cual estamos viviendo, emerge la sociedad informacional que dirige todos sus esfuerzos a optimizar el desarrollo tecnológico. De esta manera se acumula conocimiento que genera diferencias comparativas, que son las que finalmente producen la maximización del beneficio. Esta sociedad informacional crea una forma especifica de organización social en la que la generación, proceso y transmisión de información, se convierten en las principales fuentes de productividad y poder.

LA FACILITACION GRAFICA UNA NUEVA METODOLOGIA

Sin duda alguna las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) están revolucionando la manera de vivir de los seres humanos, una faceta donde se observa la transformación en la existencia diaria son los fenómenos sociales que vivimos en el siglo XXI como por ejemplo el fenómeno de la sociedad del aprendizaje, la sociedad de conocimiento y la información, en este sentido Manuel Castells al finalizar su primer volumen titulado La era de la información escribe: “Es el comienzo de una nueva existencia y, en efecto, de una nueva era, la de la información marcada por la autonomía de la cultura frente a las bases materiales de nuestra existencia”.

Debe existir una inteligencia colectiva para compartir y construir un objeto común de conocimiento y se logre una construcción socializada del objeto de conocimiento más pertinente y real; como la inteligencia colectiva se encuentra en la dimensión de lo virtual es importante tomarla en cuenta y pensar en esos términos; todo lo virtual en las TIC no es lineal, es dinámico y el dinamismo de lo virtual se refuerza con la inteligencia colectiva porque al tratarse de inteligencia se sabe que ésta tampoco es lineal, es funcional es decir sigue un proceso de aprendizaje y construcción único en cada sujeto o sujetos.

Pierre Lévy nos ofrece el siguiente concepto sobre inteligencia colectiva: “El punto común de las nuevas formas de inteligencia es la estructura de comunicación todos con todos”.

Y bajo este concepto aparece en el horizonte de las comunicaciones la Facilitación Gráfica, que brinda una nueva metodología en lo referente a eventos, seminarios o reuniones de trabajo.

La Facilitación Gráfica es el arte de liderar personas a través de procesos visuales, para objetivos comunes de una manera que incentiva la participación y la creatividad de todos los participantes.

La Facilitación Gráfica utiliza el poder de las imágenes y del pensamiento visual para soportar comunicaciones en una sala de reunión, durante una conferencia o en un equipo de proyectos. A través del lenguaje, de los símbolos, de las metáforas, de los templates o de las herramientas visuales, esta metodología revela los padrones que dan forma al comportamiento en la organización y permite que los grupos compartan información y cambien estos padrones.

Con esta metodología el Facilitador Gráfico da el foco al grupo y lleva a los participantes a una reflexión significativa sobre los temas abordados.

Los profesionales que actúan con registro gráfico captan, de forma sintética, lo que los participantes y el orador están produciendo en sus sesiones de trabajo, sesiones de planificación, seminarios, traduciendo el espíritu en imágenes y palabras en grandes paneles colocados en la pared o en un software.

El Registro Gráfico es una verdadera memoria viva de lo que fue vivido por las personas que participaron del encuentro, uniendo la fuerza de las palabras con las imágenes de sustentación de las mismas.

El profesional de Registro Gráfico es un complemento silencioso que da soporte al orador del encuentro.

Fuente: www.atriumconsultoria.com.br