Auditoría Tecnológica

Los recursos económicos destinados a la actividad de una dependencia informática y su interacción con las otras áreas de una institución, representan cantidades importantes, lo cual hace indispensable que el rendimiento obtenido sobre dicha inversión deba ser satisfactorio, o sea que el aprovechamiendo de la capacidad instalada en esa dependencia informática incluya aspectos especiales en la ejecución y el enfoque de algunos procedimientos. Como también el control constante de los proyectos en realización y el cumplimiento por parte de los usuarios en general de las normas y politícas tecnológicas definidas.

Las fases para llegar al diagnóstico

Se debe realizar un estudio de control que incluye el análisis y comprensión de los métodos que se utilizan para procesar la información, con objeto de determinar si las técnicas establecidas cumplen con los objetivos, sí estos existiesen en una administración tecnológica orientada mediante objetivos; de lo contrario, de no existir esta, determinar los puntos fuertes y débiles del procesamiento electrónico de datos, priorizando sobre todo el servicio al usuario.

En la Auditoría Tecnológica se debe evaluar la infoestructura y la infoestructura de la información existente, como también la organización de la dependencia informática, controles internos, basándose los procedimientos de auditoría en 3 fases importantes:

Fase 1: se realiza el estudio preliminar, obligatorio y necesario sobre la obtención de la información mediante procesamiento electrónico de datos.

Fase 2: Se enfoca a la organización de la dependencia informática, análisis de los sistemas, documentación, etc.

Fase 3: En esta fase se realizan las pruebas de los controles del procesamiento electrónico de datos.

Gobierno Electrónico, la experiencia mexicana

El pasado jueves 20 de agosto asistimos en el Hotel Granados de la ciudad de Asunción, a la conferencia dada por el Ing.José Luis Legorreta, Director de Estrategia de Gobierno Digital de México, organizada por la UTMAP (Unidad Técnica de Modernización de la Administración Pública) del Paraguay.

Resultó una conferencia muy interesante, en la cual pudimos apreciar todo el trabajo realizado por México en tal sentido, todos los objetivos alcanzados, y sobre todo el camino a seguir de ahora en más. Logicamente que hay otras experiencias muy válidas también sobre Gobierno Electrónico en el mundo.

Pero la experiencia mexicana arranca en el año 1976 con una Política Informática, pasando por diversas etapas, como por ejemplo la creación de un organismo que fórmula políticas y normas técnicas; el primer nodo en internet; la red tecnológica nacional; hasta llegar al año 2000 con la creación del Sistema Nacional E-México, entrando de este modo a la Socieadad de la Información y el Conocimiento.

Desde este lugar, humildemente venimos proponiendo el desarrollo de un Paraguay Tecnológico, de una Tecnología Participativa, de una tecnología por y para todos, que a través del Gobierno Electrónico se defina una Política Tecnológica de Estado comprendiendo al sector público, sector privado, sector educativo y a la población en general.

La reingeniería de procesos, un punto destacado en el Gobierno Electrónico, es de suma necesidad en nuestro país, ya que tenemos diferentes situaciones en las instituciones públicas; unas instituciones muy informatizadas, otras medianamente informatizadas y otras sin ninguna informatización.

Ahora bien, esas instituciones que están informatizadas, dentro de ellas no tienen ni políticas, ni estándares tecnológicos por cual guiarse, y el problema mayor radica en no poder realizarse transferencia de información entre una y otra, pues hablan diferentes idiomas tecnológicos.

Los diferentes tipos de Gobierno Electrónico, como Gobierno-Gobierno, Gobierno-Ciudadano, Gobierno-Empresa y Gobierno-Empleado, se debe definir, diseñar, estructurar e implementar bajo una Administración Tecnológica.

Una Administración Tecnológica Orientada Mediante Objetivos, constituída como siempre hemos definido, formada por tres pilares fundamentales;

1) Normas, políticas y estándares tecnológicos
2) Portafolio de Proyectos
3) Auditoría Tecnológica constante

Ese Paraguay Tecnológico que buscamos alcanzar es a través de la estandarización de los procesos tecnológicos en la Administración Pública, en su comunicación con el sector privado y el sector educativo, y en una socialización de la tecnología a nivel ciudadano.

En la Sociedad Informacional como bien dice Manuel Castells, que vivimos, se debe encarar a los sectores involucrados construyendo al más alto nivel la infraestructura de la información (componentes de hardware de una plataforma informática) y la infoestructura de la información (plataforma ubicua y segura para el acceso e intercambio de información y conocimiento).

TECNOLOGIA PARTICIPATIVA

Me sorprendió y mucho los números que vi en el blog de Enrique Almeida sobre la exportación de software de los países del Mercosur. Más bien me asustó, pues el Paraguay está muy abajo con relación a los demás países del bloque;

- Brasil: 1056 millones de dólares

- Argentina: 504 millones de dólares

- Uruguay: 219 millones de dólares

- Paraguay: 3,4 millones de dólares (año 2007)

y es lógico pues no hubo nunca una Política Tecnológica de Estado, ni tampoco todavía hay una implementada. Y realmente como venimos diciendo desde hace tiempo sin una Política Tecnológica no se podrá acortar la brecha digital, ni tampoco avanzar.

Se habla mucho en estos tiempos de democracia participativa, y no estamos en contra, al contrario, por nuestras raíces socialistas apoyamos, pero también estamos convencidos que debe haber una tecnología participativa.

Para diseñar una Política Tecnológica se debe dar participación a todos los que tienen experiencia en el tema y sobre todo pensar una Política que alcance a todos.

Se debe comenzar por las instituciones públicas, lograr la estandarización de los procesos y la tecnología a utilizar; trabajar en conjunto con las empresas privadas y los institutos de enseñanza, pues es la única manera de poder llegar a toda la población y lograr el Paraguay Tecnológico por el cual venimos bregando hace tiempo, un Paraguay Tecnlógico por y para todos.

También creemos firmemente como ya lo expusimos en artículos anteriores, utilizar la metodología de los World Cafés para diseñar y elaborar la Política a llevar a cabo en el tema tecnológico, en donde se pueda aprovechar el conocimiento de tantos colegas con vasta experiencia en el tema.

Debemos levantar esos números de exportación, crear la sinergia y las opciones para que haya más fuente de trabajo en el campo tecnológico, dar protección a la creatividad e incentivar el uso de las tecnologías de la información a todos los niveles, pero siempre teniendo como objetivo una Tecnología Participativa. Creemos que sí no se encara de esta manera, será un esfuerzo en vano y seguiremos en la cola de la tecnología.

La Tecnología Web 2.0 en la Administración Pública

La tecnología web 2.0 ofrece un sinumero de interesantes oportunidades para optimizar los servicios, ya sean internos de una institución pública, como también en una comunicación constante y efectiva con la población.

Sería una buena opción decidirse a utilizar esta tecnología y darle a las instituciones públicas un salto cualitativo en sus procesos, transparentando la gestión, agilizando los trámites y compartiendo conocimiento.

Existen diversas tecnologías dentro de la web 2.0, las cuales citaremos para tener una idea de cada una de ellas y su aporte con su uso en la administración pública:

Blogs: Boletines o diarios que dotan de un rostro humano al Gobierno, pudiendo usar un tono informal y dando apertura a conversaciones públicas.

Wikis: Grupos de trabajo y colaboración pública que bien pueden ser aprovechados para la gestión de proyectos, dando un conocimiento compartido y una aportación pública.

Podcasting: Aprovechando los contenidos multimedia vía RSS utilizando por ejemplo iPODs o Pc's, dándole más formas para hacer llegar el mensaje a todas las audiencias conectadas, pudiendo hacerse deliberaciones gubernamentales en directo e inclusive ruedas de prensa.

Mundo Virtuales: Realización de simulaciones de entornos y personas, teniendo comunicaciones para audiencias de internet, como por ejemplo la Ventanilla Virtual, formación de conocimiento, acercar al público a encuentros y conferencias.

Mashups: Es la combinación de contenidos múltiples fuentes para realizar un producto integrado, mejorando el servicio, la usabilidad y funcionalidad del Gobierno. Se integran los datos internos y externos, y además los contenidos quedan a disposición de otros creadores de Mashups.

Widgets, Gadgets, Pipes: Son pequeñas aplicaciones y piezas de códigos en páginas web o para uso de escritorio que aumentan el uso y la utilización de las webs, de las informaciones y de los servicios públicos, llevando los contenidos a la propia home page del usuario.

Sitios sociales de noticias: Aumentar la popularidad y el uso de las páginas, informaciones y servicios gubernamentales, realizando un marketing viral (utilización de redes sociales).

Existen otras tecnologías, como Micro-blogging o Sindicación de Feeds, pero creemos que con las nombradas y detalladas en sus funciones podemos transformar la gestión pública, realizando ese salto tecnológico cualitativo que tanto se necesita.

EL VALLE DEL NO CAPAZ

Había una vez un lugar en donde el mayor pecado era tener capacidad para algo y todos los conocían como el Valle del No Capaz.

En las organizaciones que formaban parte de ese lugar los que administraban cada espacio no era gente incapaz, sino que más bien no tenían el conocimiento para esa función, por lo tanto eran incapaces para ese puesto, pero esa era la clausula principal y más importante de su carta magna, "sino conoces esta función, entonces te haces cargo de ella". Que mundo más al revés y lo peor de todo que creían estar en lo cierto, mientras a su alrededor todo se estacionaba, y muchas veces estacionarse es retroceder.

Al señor panadero quién había aprendido el tan bonito oficio de hacer pan para llevar a la mesa de los hogares lo habían puesto como encargado del taller mecánico del lugar, pobre señor !!!! que diferente era manejar tuercas, tornillos, líquidos de frenos; que trabajar con harina, levadura y hacer bellos y sabrosos bizcochos.

La señora modista, experta en los hilados, costuras y confección de ropas, fue seleccionada para encargarse de las finanzas del lugar. Pobre señora !!! había que verla tratando de administrar el presupuesto del valle utilizando moldes, regla y tiza. Los resultados no eran buenos como podrán imaginar.

Pero no eran malas personas, tenían virtudes y defectos como cualquier mortal, simplemente estaban en lugares equivocados.

Quienes guíaban los destinos del valle tampoco tenían la experiencia para hacerlo, como tampoco el conocimiento. Muchos creen que porque leen manuales ya saben de algo, los años, el tiempo, el trabajo nos va enseñando, fogueando y diseñando nuestro perfil; no porque leamos la Biblia somos santos.

Y así transcurrían los días en el Valle del No Capaz, nada se producía y mientras los capaces y experientes eran dejados de lado, las paredes del valle se desmoronaban y todo se perdía, en vez de evolucionar, se involucionaba.

EL ROMANCE del ANALISTA y el USUARIO

La tecnología no es tan fría como parece, y sí así lo fuera debemos ponerle un poco de sentimiento en lo que hacemos. Cada vez que desarrollamos una aplicación pasa a ser una parte nuestra, y es porque ponemos sentimiento, pasión en lo que hacemos, y cuando esa aplicación es utilizada y logra los resultados deseados, nos sentimos verdaderamente reconfortados.

Ahora bien, como somos humanos, en todo lo que hacemos siempre están presentes los sentimientos, no pueden estar ajenos, y cuando comienza la relación analista/usuarios entonces, es como el inicio de un verdadero romance.

Como todo romance tiene una primera etapa de conocerse mutuamente, el analista recibe del usuario el conocimiento de sus tareas diarias que desea sean informatizadas, y al principio todo es flores, todo en el deseo de alcanzar los objetivos trazados. El usuario ve con mucha alegría que van a ser solucionados sus problemas, se ilusiona, entonces todo se va desarrollando de acuerdo a lo esperado.

Pero muchas veces hay ideas, necesidades, que no son bien interpretadas; el usuario no expresó bien lo que necesitaba, o el analista no lo entendió como debía ser. Aparecen pequeños tropiezos, como en toda relación, pero sin llegar a entorpecer en demasía la marcha del proyecto.

El analista en muchas ocasiones debe ser más sicólogo que informático para poder extraer del usuario todas las necesidades que tiene y muchas veces no sabe expresarlas, hasta me animaría a decir que también debe tener algo de adivino para desentrañar lo que tal vez el usuario necesita y ni se le ocurre pensar. El analista hasta debe estar algunos pasos adelante del pensamiento del usuario.

Pero también el analista debe bajar algún escalón en su lenguaje cuando expresa sus ideas y soluciones al usuario, no siendo tan técnico y muchas veces no entendible por su interlocutor. Lo mismo que en un romance cuando se utilizan tantas frases metafóricas se pierde el romanticismo.

Pasada la etapa del análisis y diseño, o sea la etapa de conocerse mutuamente, viene entonces la implementación, más bien diríamos el consolidar la relación. Ya se conocieron, intercambiaron ideas, pensamientos, deseos y las necesidades más imprescindibles para que el proyecto pueda realizarse a pleno.

Como bien sabemos luego de la implementación pueden surgir modificaciones pero que no tienen porque alterar al proyecto.

El romance analista/usuario continua, y en muchas ocasiones existe un agradecimiento eterno por parte del usuario hacia el analista por haberle simplificado y optimizado su trabajo. Y lógicamente esto reconforta y hace que la relación sea positiva y duradera.

En otras ocasiones el analista debe ser contemplativo y muy cauto cuando surge algún problema que tiene el usuario, sobre todo cuando este se equivoca en alguna operativa y esgrime la famosa frase "el sistema no funciona". Pobre sistema, muchas veces lleva la culpa sin tenerla en lo más mínimo, pero nos duele esa expresión pues el sistema es nuestra creación, y ahí es que surgen nuevamente los sentimientos.

Sicólogo, adivino, cauto, son aditivos que debemos agregar al conocimiento técnico y hacer de ese romance con el usuario larga y provechosa, y no terminar en una ruptura de la relación que nos perjudicaría profesionalmente.

Y como un verdadero romance debemos amar lo que hacemos y estar eternamente enamorados de la profesión.

PARAGUAY TECNOLOGICO (Para Todos)

Basándonos en el artículo anterior en donde proponemos los World Cafés Tecnológicos, proyectamos esta metodología para crear e inventar el Paraguay Tecnológico que tanto se precisa.

Debemos de dejar de ser simples espectadores de lo que pasa tecnológicamente a nivel mundial, para ser actores y participes en la Sociedad de la Información y del Conocimiento que vivimos.

Lógicamente se necesita fundamentalmente el apoyo financiero, pero se debe dar el primer paso si se desea seguir el camino, y creemos firmemente que el primer paso bien puede ser la consolidación de World Cafés en las ciudades, barrios y comunidades, para que en esa participación se vean las inquietudes, se traspase conocimiento y se vean las necesidades.

La tecnología es un arma fundamental, y no debemos hacernos a un lado, pero no debe tener discriminación de ningún tipo, ni de credo, ni de razas, ni de colores partidarios.

Llegará un momento en que las autoridades nacionales deberán intervenir para darle un curso más específico, pero a través de una Política Tecnológica de Estado que defina las normas y estándares a ser utilizados.

Países más pobres y más pequeños han asumido la tecnología como una Política de Estado y fueron buenos los resultados, pero está en nosotros el poder comenzar con las tareas, en nosotros los tecnológicos, en los usuarios de tecnología y en aquellos que no importando la edad quieren aprender y avanzar.

La tecnología no elige la edad, todos tienen derecho a ella, y debemos asumir el compromiso de "aprender toda la vida", quién más, quién menos tiene un conocimiento para traspasar, como así también debe tener la mente abierta para recibir conocimiento.

Es hora de unirse, de juntar voluntades y no seguir trabajando en islas separadas, hay muchos profesionales de muy buen nivel y se debe aprovechar esa experiencia y conocimiento para el bien de otros.

Desde este lugar proponemos la formación de World Cafés que con sus tareas vayan diseñando la Revolución Digital que el país necesita, que construya el Paraguay Tecnológico por y para todos.

Nos gustaría recibir sugestiones, ideas e inquietudes para poder comenzar con las tareas que hagan realidad este proyecto.

WORLD CAFE TECNOLOGICO

Volvemos sobre el tema del World Café, proponiendo la creación de un World Café Tecnológico.

La metodología del World Café nos permite generar diálogos colaborativos entre los participantes, compartiendo el conocimiento y descubriendo nuevas oportunidades de acción conjunta.

Porqué la propuesta de un World Café Tecnológico? Para vencer de una buena vez por todas la brecha digital existente y procurando a través de esta metodología llegar a la sociedad en general. Lógicamente se debe estructurar este tipo de reuniones y sobre todo tener apoyo, el cual puede ser de las autoridades públicas, o de empresas privadas, o de ONG'S, pero que se concrete algo positivo y manteniendo una sinergia que bregue por construir un futuro, y que el tema de la Tecnología de la Información llegue a todos los ciudadanos.

Proponemos esto, pues no vemos la socialización de los temas tecnológicos y a pesar que el uso de internet y de la Tecnología de la Información ha crecido en algo, aún estamos muy lejos de lo que debe ser.

Los World Cafés Tecnológicos propuestos se debería comenzar en las escuelas y colegios, en los centros en donde se reúne la comunidad, Juntas Vecinales, etc., para intentar llegar a todos los extractos sociales y fomentar el "aprender toda la vida".

Que la comunidad exprese sus conocimientos y pensamientos, y tengan la mente abierta para recibir la información que se genere en la metodología propuesta.

Con esta metodología se descubren puntos de convergencia entre los participantes, permite descubrir oportunidades, generar proyectos, estimulando el pensamiento innovador y el aprendizaje.